L’arte di scrivere una mail

Pamiętam, że na początku mojej pracy bardzo dużo czasu (za dużo) zabierało mi pisanie maili. Bałam się, że moi włoscy koledzy ich nie zrozumieją, bałam się co o mnie pomyślą, kiedy popełnię błąd?! Szlifowałam te swoje początkowe maile do bólu. Wszystko dogłębnie analizowałam i sprawdzałam milion razy, co zabierało mnóstwo czasu, ale w końcu stworzyłam swój styl pisania maili po włosku.
Po dziesięciu latach pracy, moje pisanie maili zupełnie się zautomatyzowało. Schemat, jaki używam do ich pisania to:
 Saluti (powitanie)
La ragione per cui scrivo (powód dla którego pisze)
• Una richiesta di azione (prośba działania)
• Un messaggio di chiusura (zakończenie)
Firma (podpis)
Pisząc maile, używajcie condizionale semplice, a szczególnie w pytaniach. Tryb warunkowy czasu teraźniejszego (condizionale semplice) sprawia, że pytania brzmią bardzo uprzejmie, co zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie naszych próśb. Czyli zawsze vorrei, a nie voglio.
Dziś podzielę się z wami najbardziej przydatnymi zwrotami w korespondencji mailowej. 

Powitanie (il saluto)

Oto skala formalności, od najbardziej formalnego powitania do najmniej.

Jak zacząć mail (La prima frase del testo):


 Ja zawsze radzę: andare subito al sodo ( czyli od razu przejść do sedna).


Sto scrivendo per…                                          Piszę, aby …

                             … informarla che                                poinformować Pana/Panią, że

                             … confermare                                         potwierdzić

                             … informarmi su                                    dowiedzieć się …

                             … lamentarmi di                                     wnieść skargę na…

Con la presente si comunica che – Niniejszym ogłasza się, że

In riferimento all’oggetto – W odniesieniu do tematu,

Ho visionato il Vostro catalogo online e Le scrivo per chiederLe se puo’ fissarmi un appuntamento con – Zapoznałem się z Waszym katalogiem i zwracam się do Pana/Pani z prośbą zarezerwowania mi spotkania z

 La sto contattando per la seguente ragione   –  Kontaktuję się z Panem/Panią w następującej sprawie

La contatto in nome di YYY. s.n.c. per quanto riguarda…- Kontaktuję się z Panem/Panią w imieniu YYY. s.n.c. w sprawie…

La Vs. azienda ci è stata caldamente raccomandata da…- Wasza firma została nam gorąco polecona przez…

La contatto per avere maggiori informazioni… – Kontaktuję się z Panem/Panią, aby dowiedzieć się czegoś więcej o …

Recentemente sono venuto a conoscenza che … – Ostatnio dowiedziałem się o … 

Le sto scrivendo riguardo a la sua richiesta di  – Piszę do Pani/Pana w związku z prośbą …

Le sto scrivendo riguardo a la nostra conversazione (al telefono) – Piszę do Pana/Pani w związku z naszą rozmową telefoniczną …

 In risposta alla sua richiesta… – w odpowiedzi na Pańską prośbę…

Grazie per averci contattati/ per contattare l’azienda [nome]…- Dziękuję za skontaktowanie się z nami/ za skontaktowanie się z firmą [nazwa]

Grazie per la risposta celere – Dziękuję za szybką odpowiedź

Treść maila (il corpo del testo):


Tutaj możemy dodać więcej szczegółów, aczkolwiek pisząc maila, powinniśmy się kierować zasadą: krótko i na temat. Mail to nie powieść i powiedzmy sobie szczerze, długie maile są męczące nie tylko dla nadawcy, ale przede wszystkim dla odbiorcy. Jeśli to was nie przekonuje, pomyślcie, że im dłuższy mail, tym większe szanse, że gdzieś popełnimy błąd.
Blaise Pascal powiedział kiedyś:

Se avessi avuto più tempo, ti avrei scritto una lettera più breve.

                                 Jakbym miał więcej czasu, napisałbym ci krótszy list.

 UNA RICHIESTA – PROŚBA, WNIOSEK

Apprezzeremmo se volesse…(We would appreciate it if you would)-  Docenilibyśmy gdybyś chciał …

Le sarei grato se potesse (I would be grateful if you could) – Byłbym wdzięczny, gdyby

Potrebbe cortesemente mandarmi… (Could you please send me) – Czy może Pan/Pani wysłać mi …

Mi stavo chiedendo se potesse…(I was wondering if you could) – Zastanawiam się czy mógłby Pan/Pani…

Potrebbe dirci…(Could you possibly tell us…) – Mógłby Pan/Pani nam powiedzieć…

Sarebbe d’aiuto se potesse mandarci…(It would be helpful if you could send us…) – Bardzo Pan/Pani pomogłaby nam wysyłając…

Le saremmo molto grati se volesse inviarci informazioni più dettagliate in riferimento a…  Bylibyśmy wdzięczni, gdyby zechciał Pan/Pani wysłać nam więcej informacji dotczących…

Potrebbe inviarmi il listino prezzi attualmente in uso per… (Could you send me the price list currently in use for…) Czy mógłby Pan/Pani wysłać mi aktualny cennik …

BUONE NOTIZIE – DOBRE WIADOMOŚCI

Siamo lieti di annunciare che…(We are pleased to announce that) – Mamy zaszczyt poinformować/ Jesteśmy szczęśliwi mogąc ogłosić…

Sono felice di informarla che…(I am delighted to inform you that) – Jestem szczęśliwa, że mogę Pana/Panią poinformować o ….

BRUTTE NOTIZIE – ZŁE WIADOMOŚCI

Dopo un’attenta valutazione abbiamo deciso che… (After careful consideration we have decided that…)- Po dokładnej analizie zdecydowaliśmy, że

Dopo attenta considerazione… (After careful consideration) –Po starannym rozważeniu,…

Siamo spiacenti di doverLa informare che…(We regret to inform you that) – Z przykrością informujemy o

Ho paura che non sarò disponibile quel giorno (I am afraid I will not be available to make it that day) Obawiam się, że tego dnia nie będę dostępny

Ci dispiace informarla che (We regret to inform you that) – Z przykrością informujemy o….

Temo che non sia possibile…( I am afraid it would not be possible to) – Obawiam się, że to niemożliwe.

Purtroppo non siamo in grado di… (Unfortunately we are unable to)- Niestety nie jesteśmy w stanie …

Mi scuso per non aver inoltrato prima… (I apologise for not having sent it before)–Przepraszam, że wcześniej nie wysłałem …

Wnioski (Conclusioni)


Si prega di trovare allegato
  (Please find enclosed/ attached) – W załączniku …

L’allegato è in formato…- Załącznik jest w formacie …

In allegato si trova una copia dei documenti… – W załączniku znajduje się kopia dokumentów

Per avere maggiori informazioni La invitiamo a consultare il nostro sito web al link:… – Aby uzyskać więcej informacji, zachęcamy do zapoznania się z naszą stroną internetową:

Se ha ulteriori domande o dubbi, non esiti a farmelo sapere (If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know) – Jeśli ma Pan/Pani dodatkowe pytania, proszę się ze mną skontaktować.

Per favore non esiti a contattarmi, se necessita di maggior assistenza (Please do not hesitate to contact me, if you need any further assistance) – Jeśli potrzebuje Pan/Pani pomocy, to proszę się nie wahać.

Apprezzerei la tua risposta il prima possibile (I would appreciate your reply at your earliest convenience) – Będę wdzięczny za otrzymanie jak najszybciej odpowiedzi.

Grazie per la sua pazienza e collaborazione(Thank you for your patience and cooperation)- Dziękuję Panu/Pani za cierpliwość i współpracę

Aspetto sue notizie (I look forward to hearing from you) – Oczekuję na wiadomość od Pana/Pani

RingraziandoLa anticipatamente – Z góry dziękuję

Rimango a disposizione per ulteriori informazioni e chiarimenti – Pozostaję do dyspozycji jeśli potrzebuje Pan/Pani dodatkowych informacji.

Spero vivamente sia possibile pensare ad una prossima collaborazione – Mam ogromną nadzieję, że nasza współpraca będzie możliwa.

La ringrazio per l’aiuto nella risoluzione di questa questione – Dziękuję Panu/Pani za pomoc w rozwiązaniu niniejszej kwestji.


Pozdrowienia (saluti)

Rileggi la tua email!

Przed wcisnięciem “wyślij”, przeczytajcie jeszcze raz cały mail.


A na koniec zostawiam was z takimi oto wyrażeniami… oczywiście angielskie tłumaczenie traktujcie z przymrużeniem oka, chociaż w każdym z nich jest kropla prawdy, czyż nie?:)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s